Figura 1 – Planilha “Liderança-Cr-Fatores”
Depois de termos definido as macroetapas, vamos para o detalhamento do uso da planilha. Na abertura da reunião da avaliação do critério em questão, o primeiro passo é que alguém dentro do grupo faça a leitura da alínea e a finalidade da mesma. Logo após, para cada requisito identificado, o âncora do grupo perguntará aos demais participantes “qual(is) práticas existentes dentro da organização atendem os requisitos específicos de cada alínea?."
Roteiro geral a ser seguido para utilização da Planilha “Cr-Fatores” (figura acima):
1 – Separar os requisitos contidos dentro das alíneas (pode ser realizado em uma folha de rascunho);
Uma das premissas mais importantes, no entendimento dos autoavaliadores, é reconhecer que dentro de uma alínea pode estar contido mais de um requisito, geralmente, é isso o que ocorre. É importante, antes de começar o levantamento das práticas, fazer a separação dos requisitos contidos na alínea.
Exemplo: Critério Liderança “Alínea B- Como as principais decisões são tomadas, comunicadas e implementadas pela Alta Adminstração”. Aqui, podemos identificar três requisitos que podem ser traduzidos na seguinte substantivação: (1)tomada da decisão pela AA, (2)comunicação da decisão pela AA e (3)implementação da decisão pela AA.
Esse processo deve ser realizado em todas as alíneas. Se o grupo acordar, o âncora pode preparar essa tabela, antes da realização da reunião, para depois fazer a identificação das práticas. Algumas vezes a identificação de requisitos pode ser uma tarefa subjetiva. Imagina-se que o consenso entre o grupo seja capaz de superar algum entrave.
2 – Elencar as práticas por alínea (escrever na Planilha “Cr-Fatores”):
Observa-se o requisito e verifica se há prática para o atendimento do mesmo. Então, para cada requisito solicitado, buscamos a prática que atende o mesmo. Existindo prática, digita-se ela na coluna “prática de gestão” e do lado esquerdo, na coluna alínea, a letra correspondente da alínea na qual está contido o requisito o qual a prática identificada atende. Não existindo prática, faz se o registro do requisito o qual não possui prática com a observação pertinente.
Por exemplo: o requisito “tomada de decisão pela AA” é atendido pela prática de gestão “Reuniões da Alta Administração”. Essa prática deve ser digitada, na coluna "alínea" ,com a respectiva letra.
Figura 2 – Descrição objetiva da prática de gestão relativa à alínea
3 – Identificar quais práticas são adequadas:
A – Grifar as práticas adequadas em cor diferente das práticas inadequadas (facilita a visualização);
B- Nas células da coluna “a prática é adequada e controlada?” (C8) marcar “sim” nas práticas consideradas adequadas (grifadas em outra cor), e “não” nas práticas inadequadas;
Agora, para considerar se a prática, além de atender o requisito, também é adequada, devemos aplicar o seguinte crivo: “Tem padrão de trabalho e item de controle?”. Talvez essa pergunta seja uma das que mais gera confusões e divergências.
Pela definição da Secretária de Gestão do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão-SEGES, “padrões de trabalho são regras que orientam o funcionamento das práticas de gestão. Podem estar na forma de diretrizes organizacionais, procedimentos, fluxogramas, quantificação dos níveis que se pretende atingir ou qualquer meio que permita orientar a execução das práticas”.
O problema desta definição está na última parte: “ou qualquer meio que permita orientar a execução das práticas”. Geralmente uma norma, um procedimento, um entendimento está formalizado e documentado, ou seja, é explícito. Muitas vezes, o responsável da área afirma que existe um padrão de trabalho, mas não sabe dizer onde ele se encontra, ou, simplesmente, diz que ele está entendido tacitamente entre os envolvidos.
Em minha opinião, um padrão só pode ser evidenciado através de um documento escrito que possa ser encontrado em algum meio da organização. Entretanto, no entendimento geral isso é apenas uma recomendação para possibilitar a sua evidência e a melhoria contínua do padrão.
A segunda questão também pode cair no relativismo das questões tácitas. Controle é a verificação da aplicação do padrão de trabalho. Deve ser evidenciado o mecanismo (método). Os mecanismos de controle podem ser específicos para determinadas práticas, como itens de controle, atas, lista de presença, etc. Mas também podem ser métodos que abrangem a aplicação de um conjunto de práticas. Por exemplo: auditorias, avaliação da gestão, reuniões de análise de resultados, etc.
Os responsáveis de área, numa atitude reticente, muitas vezes, acabam informando que é feito um controle genérico. Geralmente, não sabem explicar como ele é feito e onde pode ser evidenciado o item de controle de prática.
Bom, aí já esbarramos na primeira dificuldade de ordem conceitual, em que a maturidade dos avaliadores é essencial, pois não estamos participando de uma “caça às bruxas” ou promovendo uma competição entre áreas e processos. A falta de um padrão de trabalho ou um item de controle, necessariamente, não julga se a prática é boa ou ruim, se o gestor é competente ou incompetente, apenas registra se ela é inadequada dentro da concepção do MEGP.
O subfator “Adequação” representa o grande filtro no processo de avaliação de cada critério. Ele representa o “divisor de águas” daquelas práticas adequadas que irão ser avaliadas sob a dimensão dos demais subfatores de avaliação.
Se uma prática existente é considerada inadequada, será desnecessário um esforço na avaliação em cima dos demais fatores e subfatores que seguem, e passamos a trabalhar só com o universo das práticas adequadas para fins de pontuação dos critérios.
Figura 3 – Avaliação das práticas adequadas
C– Verificar o percentual de requisitos atendidos por práticas adequadas em relação ao número total de requisitos do critério (todos os requisitos de todas as alíneas);
Passado o crivo em todas as práticas de gestão, faremos o balanço de quais requisitos foram atendidos pelas práticas elencadas. No caso do subfator “Adequação” (dentro do fator “Enfoque”, verifica-se o percentual de requisitos atendidos por práticas adequadas). Cabe ressaltar que uma prática pode atender mais de um requisito.
Fórmula:
número de requisitos atendidos por prática(s) adequada(s)/ = __%
total de requisitos identificados no critério
4 - Através da tabela de abrangência, verifica-se qual expressão o percentual encontrado representa, conforme tabela abaixo:
Tabela 1 – Tabela de Abrangência
5 – Inserir a expressão encontrada na linha “Abrangência dos Fatores de Avaliação”, subfator “Adequação”, no drop down da célula C34:
Figura 4 – Abrangência dos Fatores de Avaliação – subfator Adequação
6 - Avaliar os subfatores das práticas consideradas adequadas: agora, dentro do universo das práticas adequadas, para cada prática adequada, faremos a avaliação dos demais subfatores, uma a uma, conforme o roteiro de perguntas abaixo, constantes na planilha:
A - A prática é proativa? Respostas possíveis: Sim/Não
O conceito de proatividade refere-se à “capacidade de se antecipar aos fatos, a fim de prevenir a ocorrência de situações potencialmente indesejáveis e aumentar a confiança e a previsibilidade das práticas” (SEGES).
B - A prática está disseminada pelas áreas, processos, produtos e/ou partes interessadas pertinentes? Respostas possíveis: Não/Algumas/Muitas/Maioria/Quase todas/Todas
Danilo Costa afirma "Para avaliarmos se a prática é disseminada, é fundamental, em 1º lugar, verificarmos o que está sendo pedido nos requisitos da alínea. Somente depois disso vamos saber se a abrangência ou disseminação da prática deve ser avaliada em relação às áreas/processos, produtos/serviços ou pelas partes interessadas pertinentes."
Segundo Paulo Daniel Barreto Lima, no seu livro “A Excelência em Gestão Pública”, “Uma prática de gestão está disseminada quando todas as áreas ou processos da organização compatíveis com uma determinada prática a adotam.” Além disso, destaca duas perguntas que devem ser feitas quando a prática está relacionada as áreas ou processos da organização:
- “para quais setores e processos esta ou aquela prática de gestão é adequada?”
- “para quais desses setores ou processos esta ou aquela prática foi disseminada?”
É importante destacar que a palavra disseminação também pode ser substituída pela palavra "abrangência".
C - A aplicação da prática é de uso continuado? Respostas possíveis: Sim/Não.
Segundo o que preconiza a SEGES, Continuidade "refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam utilização periódica e ininterrupta das práticas de gestão considerando pelo menos, um ciclo completo realizado”.
D - Existem aperfeiçoamentos nas práticas de gestão da organização? Respostas possíveis: Sim/Não.
Aperfeiçoamento “refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam aperfeiçoamentos decorrentes do processo de melhorias” (SEGES). Podemos aqui simplificar que aperfeiçoamento pressupõe avaliação acompanhada de melhoria.
E - A prática é coerente com as estratégias e objetivos da organização ou com as necessidades organizacionais ou das partes interessadas? Repostas possíveis: Não é coerente/Sim, com as estratégias/Sim, com a necessidade.
Aqui, entendemos ser irrelevante o fato de ser coerente ou “com as estratégias” ou “com as necessidades”. Pela SEGES, Coerência “refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam relação harmônica com as estratégias e objetivos da organização”
F - A prática está inter-relacionada com outras práticas de gestão? Respostas possíveis: Sim/Não
Inter-relacionamento “refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam relação harmônica com as estratégias e objetivos da organização".
Aqui, Danilo Costa nos dá mais uma pista: "Quanto ao inter-relacionamento, é importante verificar se a prática não está isolada. Estar isolada significa que a prática não tem utilidade para a melhoria da gestão (conjunto de práticas), ou seja, a prática não alimenta nenhuma outra. Por exemplo: pesquisa de satisfação dos clientes (cidadão-usuário) sem o tratamento dos fatores que geraram a insatisfação."
G - Há cooperação entre as áreas da organização na execução da prática? Respostas possíveis :Não/Maioria/Quase todas/Todas.
Figura 5 – Avaliação da práticas adequadas em relação aos demais subfatores
Cooperação “refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam colaboração entre as áreas da organização e entre a organização e suas partes interessadas, quando pertinentes, na implementação das práticas de gestão.
Terminada a avaliação das práticas pelos fatores, na linha “abrangência dos fatores de avaliação”, é feita a ponderação geral do conjunto das práticas de gestão com relação a cada subfator. Torna-se difícil tirar um extrato do conjunto das práticas quando misturamos “todas”, “quase todas”, “algumas”, “a maioria”, sem saber seus pesos exatos.
7 – Agora que todas as práticas foram avaliadas individualmente, temos que repetir o mesmo procedimento realizado para o subfator “Adequação”, conforme 5 e 6, realizando a avaliação do conjunto das práticas em relação aos outros subfatores.
A - encontrar a expressão correspondente ao percentual do grau de abrangência da avaliação geral das práticas adequadas, para cada subfator, na linha “Abrangência dos Fatores de Avaliação”, através da mesma tabela de abrangência utilizada em 4
Tabela de Abrangência
Para facilitar a obtenção do resultado final, sugerimos estipular uma escala de 5 a 0 (5-Todas, 4-Quase todas, 3-Maioria, 2-Muitos, 1-Alguns, 0-Nenhuma), ou conforme o número de respostas possíveis do subfator, já que nem todos mantêm uniformidade com relação ao leque de opções de expressões. O importante é que seja atribuído a escala de maior valor sempre para o maior grau de abrangência. Depois de pontuadas as práticas, somam-se os pontos e divide-se a soma pelo número de práticas adequadas. O resultado da ponderação será a expressão correspondente ao número da escala estipulada anteriormente.
B – Encontrada a expressão correspondente à faixa percentual, inseri-la, clicando no drop down, que mostrará as opções possíveis, em todos os subfatores.
Figura 6 – Obtenção da Abrangências dos Fatores de Avaliação
Pronto, o principal da planilha “Cr-Fatores” foi vencido.
Agora passamos para a outra planilha do critério, a planilha de “Pontuação”, em que faremos a tradução da avaliação em pontos, utilizando as informações produzidas na planilha “Cr-Fatores”.
Obs: este material foi elaborado com a ajuda de Danilo Costa.
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